Formålet med whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan Jesperhus' whistleblowerordning fungerer og dermed undgå at potentielt vigtige forhold ikke bliver indberettet.

Introduktion til Jesperhus whistleblowerordning

Jesperhus´ whistleblowerordning sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes, hvis man oplever eller har mistanke om disse alvorlige forhold i Jesperhus eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til Jesperhus.

Jesperhus er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste chef eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen.

I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro foretage (anonyme eller ikke-anonyme) indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre Jesperhus et økonomisk tab eller skade Jesperhus´ omdømme.

Hvem kan indberette?

Indberetninger kan indgives af alle, herunder medarbejdere, leverandører, aktionærer og andre med tilknytning til Jesperhus.

Hvad kan indberettes?

Der kan indberettes om forhold, hvori Jesperhus´ medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til Jesperhus er involveret i aktiviteter med direkte relation til Jesperhus. Dette gælder både ansatte, direktion og bestyrelsen.

Hvilke forhold kan indberettes?

Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om potentielle brud på lovgivningen i aktiviteter med relation til Jesperhus. Forhold som for eksempel utilfredshed med løn og samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:

• Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk, interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden.
• Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision.
• Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder.
• Fysisk vold og seksuelle krænkelser.

Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles.

Hvem behandler indberetninger?

Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af Lene Christensen fra administrationsafdelingen. Nogle gange vil behandlingen foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater eller revisorer mv.

Følgende fire trin følges i alle indberetning til Jesperhus:

Hvordan indberetter man?

1. Der indberettes via følgende link: https://app.andfrankly.com/whistleblower/dashboard/igBSjPF84uycdGW3
2. Åbn linket til indberetningskanalen
3. Klik på “Submit a report”
4. Tilføj en titel, vælg en kategori og en beskrivelse
5. Upload alle filer eller dokumenter, du vil vedhæfte til din sag (maks. 10 MB)
6. Hvis du ønsker at modtage meddelelser, når din sag er opdateret, skal du tilføje din e-mailadresse eller dit telefonnummer. Den interne efterforsker, der læser din rapport, vil ikke kunne se din e-mailadresse eller dit telefonnummer.
7. Opret din sag ved at klikke på "Submit report"

Der genereres efterfølgende et sags-id og en adgangskode, når sagen er oprettet.

Husk at gemme dit sags-id og adgangskode på et sikkert sted, som kun du har adgang til.

Bemærk, at sags-ID og adgangskode ikke kan nulstilles, hvis du glemmer eller mister disse.

Sags-ID samt adgangskode bruger du til at kunne logge ind og følge din sag. Disse oplysninger skal ligeledes bruges for at indsende yderligere oplysninger relateret til sagen, hvis det bliver nødvendigt.

Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.

Hvordan behandles indberetningerne?

Whistleblowerenheden bekræfter modtagelsen af en indberetning indenfor syv dage. Indberetningen anses for modtaget samme dag uanset tidspunktet for modtagelsen. Det betyder, at en indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om. Herefter slettes sagen i systemet.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.

Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.

Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation

Når man laver en indberetning, får man mulighed for at logge sig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. Eventuel efterfølgende dialog beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.

Whistlebloweren vil modtage feedback på indberetningen. Det betyder, at whistleblowerenheden i videst muligt omfang oplyser whistleblower om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt hvorfor enheden har valgt denne opfølgning. Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren. Whistlebloweren vil modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt under iagttagelse af gældende ret.

Whistleblowerenheden giver feedback om behandling af sagen til whistlebloweren inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil enheden orientere whistlebloweren herom, samt give information om hvornår eventuel yderligere feedback kan forventes.

Fortrolighed og IT-sikkerhed

Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i Jesperhus, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner. Jesperhus vil i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.

Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Simployer | &frankly der er et uafhængigt selskab og garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.

Oplysning om registreringen til den indberettede person

Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til Lene Christensen via e-mail lc@jesperhus.dk 

Opdatering

Denne whistleblowerpolitik for Jesperhus er senest opdateret den 04. december 2023.